Control interno de almacén

Jorge Licea Valdés, Armando Ochoa Escalera y Alberto Espinoza Velázquez
Estudiantes de Licenciatura en Contaduría Pública de la Universidad del Valle de Atemajac Plantel Zamora

Mtra. Sandra Marcela Ayala Rodríguez
Asesora

Introducción

En este artículo se explica lo que es el manejo del control interno específicamente de almacén. La importancia de tener un adecuado sistema de control interno en las empresas se ha incrementado en los últimos años, debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad en el momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan (Chacón Paredes, 2001).

Entendemos que el control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos; por lo tanto el renglón de almacén es uno de los de  mayor significación dentro del activo corriente, porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa (Tovar Canelo, 2014).

Es importante llevar a cabo un buen sistema de control interno, ya que si se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podría llevar a una empresa a tener problemas de liquidez financiera. Esto ocurre porque un inventario "congelado" inmoviliza recursos que podrían ser mejor utilizados en funciones más productivas de la organización. Además, el inventario "congelado" tiende a tornarse obsoleto, a quedar fuera de uso y corre el riesgo de dañarse (FIAEP, 2016).   

Por otro lado, si se mantiene un nivel insuficiente de inventario, podría no atenderse a los clientes de forma satisfactoria, lo cual genera reclamaciones, reducción de ganancias y pérdida de mercado, al no afirmar la confiabilidad de los clientes en la capacidad de reacción de la empresa, ante las fluctuaciones del mercado (FIAEP, 2016).  

Desarrollo

El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas: (1) reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios, (2) además reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos y (3) por último evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías (Chacón Paredes, 2001).

En el inventario unas de las actividades más importantes es la determinación de las existencias, la cual se refiere a todos los procesos necesarios para consolidar la información referente a las existencias físicas de los productos a controlar, incluyendo los procesos de toma física de inventarios, auditoria de existencia y la evaluación a los procedimientos de recepción y ventas, además de los conteos cíclicos (Castillo, 2014).

Los análisis de los inventarios se refieren a los análisis estadísticos que se realizan para establecer si las existencias que fueron previamente determinadas son las que deberíamos tener en nuestra empresa. Algunas metodologías aplicables para el análisis de inventarios son la fórmula de Wilson (máximos y mínimos) y just in time o justo a tiempo (Castillo, 2014).

El control de producción se refiere a la valoración de los procesos de manufactura, es decir en los departamentos donde hay transformación de materia prima en productos terminados para su comercialización. Se recomiendan los métodos: MPS (plan maestro de producción) y MRP II (planeación de recursos de manufactura) (Castillo, 2014).

Tipos de inventarios

De acuerdo la FIAEP (2014) los inventarios se pueden clasificar según las características de los objetos que manejan en:

Inventarios de materia prima. Contabilizan materiales que no han sido modificados por el proceso productivo.

Inventarios de producción en proceso. En ellos se registran los materiales que han sido modificados en el proceso productivo de la empresa, pero que todavía no llegan a un término en la producción.

Inventarios de productos terminados. Contabilizan los productos que se encuentran aptos para la venta.

Inventarios de tránsito. Se utilizan para controlar las operaciones para abastecer los canales que conectan a la empresa con sus proveedores y sus clientes.

Inventarios de materiales para soporte de las operaciones. Son productos que aunque no forman parte directa del proceso productivo de la empresa, hacen posible las operaciones productivas, como: maquinarias, repuestos o artículos de oficinas.

Función de los almacenes

Para Manzur Oudie (2014) las principales funciones de los almacenes son:

Mantener las materias primas resguardadas para prevenir incendios, robos y deterioros.
- Permitir el acceso a los materiales almacenados a las personas autorizadas.
- Mantener informado al departamento de compras sobre las existencias reales de materia prima.
- Lleva en forma minuciosa controles sobre las entradas y salidas de materias primas.
Vigila que no se agoten los materiales, a través de la definición de valores máximos y mínimos.

Seguridad en almacenes

Gutiérrez Aguilar y Sánchez Baltodano mencionan que es necesario mantener fuera de riesgos a los almacenes, lo cual además de la protección de incendios puede incluir los hurtos, así como la obsolescencia, que es uno de los elementos principales del costo de almacenamiento.

Se recomienda seguir algunas reglas para reducir los problemas de almacenes:

1. Diseñar los almacenes con las condiciones de seguridad (protección ante intrusos, iluminación adecuada, no permitir la entrada de usuarios y empleados no autorizados.

2. Crear controles de acceso con un cuerpo de vigilancia e inventarios periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material principalmente.

Conclusión

El sistema de control interno en las organizaciones permite medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarse.

Las herramientas de control interno en especial en almacenes, que son áreas con mayor cantidad de movimientos, ofrecen un control interno eficaz que permite fácilmente monitorear dichos movimientos de manera óptima.

Por lo tanto, el control interno comprende el plan de organización en los procedimientos empresariales para proteger y resguardar los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y asegurar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones.

Bibliografía

Castillo, Y.A. (2014). La logística como método aplicado de almacenamiento. Recuperado de http://www.monografias.com/trabajos102/logistica-como-metodo-aplicado-almacenamiento/logistica-como-metodo-aplicado-almacenamiento2.shtml

Chacón Paredes, W. (Octubre de 2001). El control interno. Post-Grado en Ciencias Contables Universidad de Carabobo. Recuperado de http://www.monografias.com/trabajos10/coni/coni.shtml

FIAEP (2014). Control y manejo de inventario y almacén. Recuperado de http://fiaep.org/inventario/controlymanejodeinventarios.pdf

Gutiérrez Aguilar, K.N., Sánchez Baltodano, W.J. (2016). Informe Final de Seminario de Graduación para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública y Finanzas. Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua, Managua. Recuperado de repositorio.unan.edu.ni/3456/1/4315.pdf

Manzur Oudie,  N. (2014). La mercadotecnia y los pasos de su éxito.

Tovar Canelo, E. (3 de diciembre de 2014). Control interno de los inventarios. Recuperado de https://www.auditool.org/blog/control-interno/939-control-interno-de-los-inventarios

Imágenes

https://vonuspos.com.mx/conoce-la-importancia-del-control-inventarios/

          

Jorge Licea Valdés, Armando Ochoa Escalera y Alberto Espinoza Velázquez
Estudiantes de Licenciatura en Contaduría Pública de la Universidad del Valle de Atemajac Plantel Zamora

Mtra. Sandra Marcela Ayala Rodríguez
Asesora

Resumen
El control interno es el conjunto de procedimientos de verificación de la coincidencia de los datos reportados por los departamentos, en el renglón de almacén es uno de los de mayor significación, porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa. Dentro de las ventajas del control interno de almacén se tienen el reducir altos costos por mantener inventarios excesivos, reducción de riesgo de fraudes y robos, prevención de daños físicos y permite contar con mercancías adecuadas de acuerdo a su operación. Los principales inventarios que se manejan en las organizaciones son: de materias primas, producción en proceso y productos terminados. Siendo un aspecto fundamental la seguridad de los almacenes e inventarios.

Palabras clave
Control interno, Almacén, Activo corriente

Summary
The internal control is the set of verification procedures of the coincidence of the data reported by the departments, in the warehouse line it is one of the most significant, because the company's profits come from its management. Among the advantages of internal warehouse control are reducing high costs by maintaining excessive inventories, reducing the risk of fraud and theft, preventing physical damage and allowing to have adequate merchandise according to its operation. The main inventories that are handled in organizations are: raw materials, production in process and finished products. Being a fundamental aspect the security of the warehouses and inventories.

Keywords
Internal control, Warehouse, Current assets

 

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